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Protección de Datos

Política de Protección de Datos

1. Alcance

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de COMERCIALIZADORA DE PRODUCTOS INDUSTRIALES -COMPROIND LTDA.

2. Identificación del Responsable del Tratamiento de Datos Personales

COMPROIND LTDA. Se encuentra ubicada en la Cra 126ª 17-90 Int 7 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.

3. Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

• Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales COMPROIND LTDA. tiene una relación comercial.

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, salario, bienes, estados financieros, etc.

• Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, etc.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. El responsable será COMPROIND LTDA.

• Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.

• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales

Para el Tratamiento de los Datos Personales, COMPROIND LTDA. aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

• Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).

• Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.

• Libertad: La recolección de los Datos Personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular.

• Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.

• Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en LA COMPAÑIA están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo en COMPROIND LTDA.

5. Tratamiento y Finalidades al cual serán sometidos los Datos Personales tratados por COMPROIND LTDA.

COMPROIND LTDA., actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, Distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:

5.1. Finalidades generales para el tratamiento de Datos Personales

• Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales realizados por COMPROIND LTDA.;

• Evaluar la satisfacción de los usuarias de nuestros productos, a través de encuestas; realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para usos internos;

• Controlar el acceso a las oficinas de COMPROIND LTDA y establecer medidas de seguridad.

• Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;

• Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.

• Transferir la información recolectada a distintas áreas de COMPROIND LTDA. para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera, tesorería, contabilidad, HSEQ, entre otros);

• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;

• Registrar sus datos personales en los sistemas de información de COMPROIND LTDA. y en sus bases de datos comerciales y operativas;

• Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de COMPROIND LTDA.

5.2. Respecto a los datos personales de nuestros Clientes:

• Realizar procesos de verificación de referencias y datos para asignación de cupos de crédito.

• Legalizar los procesos de selección mediante la suscripción de contratos, órdenes de servicio y demás documentos legales que formalicen la vinculación comercial.

• Enviar comunicaciones generales.

• Envío de facturas estados de cuenta y circularización de cartera.

• Verificar consignaciones y pagos por los bienes y servicios suministrados por nosotros.

• Efectuar la consulta y reporte ante las centrales de información y riesgo.

• Desarrollar actividades de mercadeo y publicidad.

5.3.Respecto a los datos personales de nuestros colaboradores:

• Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad y exámenes de ingreso.

• Desarrollar las actividades propias de la gestión del talento humano de COMPROIND LTDA, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;

• Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;

• Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros;

• Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;

• Planificar actividades empresariales

• Legalizar los procesos de contratación mediante la suscripción de contratos, formatos de actualización de datos y demás documentos legales que formalicen la selección de un colaborador.

• Enviar comunicaciones generales.;

• Realizar análisis de datos y control de perfil socio demográfico según lo establece la Ley.

• Realizar la recolección de datos necesaria para dar cumplimiento a las disposiciones legales en cuanto a Salud y Seguridad en el trabajo

5.4. Respecto a los Datos de Proveedores:

• Realizar procesos de escogencia, vinculación y selección de proveedores para el suministro de bienes y servicios que sean requeridos por COMPROIND LTDA., en desarrollo de las actividades comprendidas en su objeto social.

• Legalizar los procesos de selección mediante la suscripción de contratos, órdenes de servicio y demás documentos legales que formalicen la escogencia de un proveedor.

• Enviar comunicaciones generales.

• Envío de facturas estados de cuenta y circularización de cartera.

• Realizar consignaciones y pagos por los bienes y servicios adquiridos de los proveedores.

• Efectuar la consulta y reporte ante las centrales de información y riesgo.

• Desarrollar actividades de mercadeo y publicidad.

5.5. Respecto a los datos personales de nuestros socios:

• Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los socios de COMPROIND LTDA.

• Para el pago de utilidades y gastos de representación;

• Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los socios para las finalidades anteriormente mencionadas;

6. Derechos de los Titulares de los Datos Personales

6. Derechos de los Titulares de los Datos Personales

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de COMPROIND LTDA., tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

6.1 Conocer los Datos Personales sobre los cuales COMPROIND LTDA. está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

6.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada a COMPROIND LTDA. para el Tratamiento de sus Datos Personales.

6.3 Ser informado por COMPROIND LTDA., previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.

6.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.

6.5 Solicitar a COMPROIND LTDA. la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 12 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y COMPROIND LTDA., en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

6.6 Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

• Por el Titular;

• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;

• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;

• Por estipulación a favor de otro o para otro.

7. Deberes de COMPROIND LTDA. como Responsable del Tratamiento de Datos Personales

COMPROIND LTDA. tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, COMPROIND LTDA. hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

COMPROIND LTDA. atenderá los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

8. Área Responsable de la Implementación y Observancia de esta Política

La Gerencia Administrativa tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de COMPROIND LTDA., están obligados a reportar estas Bases de Datos a dicha área y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

La Gerencia Administrativa también ha sido designada por COMPROIND LTDA. como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Esta área se encuentra ubicada en las instalaciones de la Empresa, y puede ser contactada a través del correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..

9. Autorización

COMPROIND LTDA. solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por COMPROIND LTDA., tales como:

• Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por COMPROIND LTDA.

• De forma oral, a través de una conversación telefónica.

• Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

IMPORTANTE: En ningún caso COMPROIND LTDA. asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

10. Disposiciones Especiales para el Tratamiento de Datos Personales.

10.1 Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, COMPROIND LTDA. informará al Titular:

• Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

• Cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

Adicionalmente, COMPROIND LTDA. tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin COMPROIND LTDA. ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en su Manual de Políticas y Procedimientos, de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores y partes interesadas.

10.2 Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, COMPROIND LTDA. sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, COMPROIND LTDA. deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

11.Procedimiento para Atención y Respuesta a Peticiones, Consultas, Quejas y Reclamos de los Titulares de Datos Personales

Los Titulares de Datos Personales tratados por COMPROIND LTDA. tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.

Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

• Comunicación dirigida a COMPROIND LTDA., Carrera 126A No. 17-90 INT 7, Bogotá D.C. Colombia.

• Solicitud presentada al correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

• Solicitud presentada a través del teléfono +57 (1) 4217400 Gerencia Administrativa.

Estos canales podrán ser utilizados por Titulares de datos personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos:

11.1 Procedimiento para la realización de peticiones y consultas

(i) El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.

(ii) El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

(iii) La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.

(iv) Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, COMPROIND LTDA. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.

(v) Las peticiones y/o consultas serán atendida por COMPROIND LTDA. en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.2 Procedimiento para la realización de quejas y reclamos

De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por COMPROIND LTDA. deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante COMPROIND LTDA., la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

(i) El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

(ii) La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por COMPROIND LTDA. indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:

• El nombre y dirección de domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

• Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.

• La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.

(iii) Si la solicitud se presenta incompleta, COMPROIND LTDA. deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud.

(iv) En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado al área de Legal de Bavaria S.A., en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

(v) Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que ésta sea decidida.

(vi) El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. Seguridad de los Datos Personales

COMPROIND LTDA., en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de COMPROIND LTDA. se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. COMPROIND LTDA. no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de COMPROIND LTDA.y sus Encargados. COMPROIND LTDA. exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

13. Legislación Aplicable

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, y el Anexo de Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

14. Vigencia

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 01 de Agosto de 2017.

Ricardo Bernal Cardenas

Gerente General

Fecha: 01/08/2017